Warum der Mittelstand bei Digitalisierung und KI hinterherhinkt.
Fachkräftemangel sehe ich bei praktisch jedem Kunden, mit dem ich spreche. Egal ob Metallhärterei, Engineering-Büro oder Bauunternehmen – die Klage ist überall dieselbe. Was ich daneben aber genauso oft sehe: Skepsis und eine Art Hilflosigkeit, wenn es um Prozessautomatisierung und KI geht. Und das hat einen einfachen Grund, den kaum eine Studie so benennt: Genau das Personal, das fehlt, würde man auch brauchen, um das fehlende Personal durch Automatisierung zu ersetzen. Ein Teufelskreis, aus dem sich viele Betriebe nicht von selbst befreien.
Die Zahlen von KfW Research bestätigen dieses Bild, auch wenn sie es anders formulieren. Aktuell nutzen 20 Prozent der mittelständischen Unternehmen in Deutschland KI – ein Anstieg auf das Fünffache innerhalb von sechs Jahren. Klingt nach Aufholjagd. Ist es auch, aber eben nur für einen Teil des Mittelstands. Der größte Hebel für KI-Nutzung ist laut der Studie nicht die Unternehmensgröße oder die Branche, sondern der digitale Reifegrad – Unternehmen mit eigener Forschung und Entwicklung nutzen KI mit 33 bis 38 Prozent Wahrscheinlichkeit, Unternehmen ohne jede Innovations- oder Digitalisierungsaktivität nur mit 8 Prozent. Das deckt sich mit dem, was ich in Gesprächen immer wieder höre: Der Nutzen von KI und Automatisierung wird zuerst von den Leuten erkannt, die sich technisch ohnehin schon auskennen. Alle anderen entdecken das Potenzial erst deutlich später – wenn überhaupt.
Und der Fachkräftemangel trifft genau diese Betriebe am härtesten. Laut einer weiteren KfW-Erhebung waren im April 2026 22 Prozent der kleinen und mittleren Unternehmen in ihrer Geschäftstätigkeit durch fehlende Fachkräfte eingeschränkt, bei Großunternehmen nur 19,3 Prozent. Mittelständler können im Wettbewerb um Personal seltener mit den Konditionen der Großen mithalten. Das ist nicht neu. Neu ist, dass genau hier Automatisierung ansetzen kann – nicht um Mitarbeiter zu ersetzen, sondern um ihnen die Arbeit abzunehmen, die ohnehin keiner mehr machen will. Eingangsrechnungen von Hand buchen, Informationen manuell von A nach B tragen: Solche Aufgaben lassen sich vollständig oder teilweise automatisieren. Ein Kunde aus der Bauwirtschaft hat genau das erkannt und arbeitet gezielt daran, den internen Aufwand für solche Routinen zu minimieren – die frei werdende Zeit fließt dann in Arbeit, die tatsächlich Wert schafft.
Woran es in der Praxis hängt, ist selten nur das Geld. Ohne gutes Controlling lässt sich der Nutzen einer Automatisierung kaum in Zahlen fassen – wer sagt einem Geschäftsführer schon verlässlich, wie viel Prozent internen Aufwand ein Projekt über ein Jahr tatsächlich einspart? Und selbst wenn das Budget da wäre: Die Zeit fehlt. Wer im Tagesgeschäft steckt, setzt sich nicht nebenbei mit Innovationsprojekten auseinander. Kleinere Betriebe müssen mit dem Personal, das sie haben, mehrere Rollen gleichzeitig besetzen. Größere Mittelständler dagegen könnten sich eigene Innovationstreiber leisten – Leute, deren Aufgabe es ist, genau solche Themen voranzutreiben. Die wenigsten tun es.
Betriebe, die die Lücke schließen, geraten dabei in einen positiven Kreislauf: sinkende interne Kosten schaffen Budget für die nächste Automatisierung, die wiederum Kosten senkt. Der sinnvolle Automatisierungsgrad verschiebt sich mit der Zeit immer weiter – neue Prozesse, neue Möglichkeiten. Wer diesen Einstieg dagegen ständig verschiebt, bleibt im unteren Bereich der Automatisierungsskala hängen. Der Abstand zur Konkurrenz wird größer, Jahr für Jahr, bis der Rückstand irgendwann so groß ist, dass ein einzelnes Projekt ihn nicht mehr wettmachen kann. Ich nenne das für mich das Stillstandsrisiko: das Risiko, das entsteht, wenn ein Unternehmen zu lange nicht digitalisiert oder automatisiert – bis es zu teuer oder zu spät wird, es noch aufzuholen.
Ein Planungsbüro, mit dem ich gearbeitet habe, ist ein Beispiel dafür. Jede Investition wurde dreimal im Kreis diskutiert, keine Empfehlung zur Innovation wurde umgesetzt. Ein paar Jahre später war das Unternehmen insolvent. War die fehlende Digitalisierung allein daran schuld? Sicher nicht – die Branche hatte es in den letzten Jahren generell schwer. Aber ein bisschen mehr Innovationsbereitschaft hätte die Turbulenzen vermutlich abgefedert.
In meinen Erstgesprächen geht es deshalb nie um Verkauf. Ich stelle Fragen – viele davon –, bis der Geschäftsführer selbst merkt, warum ein Prozess so läuft, wie er läuft, und was es kostet, ihn nicht zu verändern. Die Entscheidung, etwas zu ändern, muss von dort kommen, nicht von mir. Und eine Trennung zwischen "erst digitalisieren, dann irgendwann automatisieren" gibt es für mich ohnehin nicht mehr. Was vor fünf Jahren noch nicht digitalisierbar war, lässt sich heute oft direkt automatisieren. Ich denke Automatisierung und KI von Anfang an mit, wenn ich einen Prozess aufnehme – nicht als zweiten Schritt danach.
Wer nach diesem Text nur eines mitnimmt: Setzen Sie sich kurz hin und fragen Sie sich, ob Ihr Unternehmen in der jetzigen Form auch in ein paar Jahren noch so laufen kann. Schauen Sie sich an, wie andere in Ihrer Branche arbeiten. Und fragen Sie sich ehrlich: Könnte ich das auch? Aus dieser Frage folgt der Rest von selbst.
Stefan Menk berät produzierende und projektbasierte Betriebe zu Prozessdigitalisierung, Automatisierung und einem realistischen Einsatz von KI. Er ist Geschäftsführer der NEXUS Governance GmbH und bringt einen geprüften Informationssicherheits-Hintergrund (u. a. ISO 27001, NIS-2) in seine Projekte ein. LinkedIn